Você tem um evento corporativo para planejar, quer que seja impactante e precisa saber por onde começar? Esse blog irá te ajudar a surpreender a todos os participantes!

Todos os negócios que pensam em crescimento, logo pensam em impactar o seu cliente, e os eventos corporativos são a chave para construir relacionamentos duradouros com seus clientes sejam eles internos ou externos. Fazer eventos corporativos permite sua empresa estabelecer vínculos ao mesmo tempo que desenvolve conexões genuínas para ações futuras.

Esteja você planejamento um lançamento de produto para 500 pessoas ou treinamentos para sua equipe de 15 pessoas que estará em sua universidade corporativa, é necessário planejar todas as etapas para trazê-las a vida com excelência. Por isso vamos abordar aqui 10 dicas de sucesso para o seu evento corporativo:

1- Propósito

Após decidir que você e sua empresa farão um evento corporativo, o caminho é pensar no propósito desse evento, o que vocês querem que os participantes levem desse evento, quais mensagens e imagens você quer fixar para eles? Além disso, coloque “no papel” as metas que você quer obter após a realização do seu evento corporativo.

Depois de determinar esses pontos, você pode decidir qual é o tipo de evento que será melhor sucedido pensando no seu público, pense que você não está fazendo somente um evento, você está preparando uma experiência para esse público.

2 – Entenda sobre o seu público

Outro ponto importante para o sucesso do seu evento, é entender exatamente quem serão os participantes, como eles pensam, como você pode surpreendê-los, qual forma de linguagem utilizar, quais convidados você irá trazer, todos esses aspectos são realizados através de um estudo e entendimento do seu público alvo.

Não negligencie detalhes, mesmo que sutis, para você realizar uma produção impactante, você precisa pensar em seu público alvo para trazer a melhor experiência, e assim, ter sucesso no seu evento.

3 – Seja realista com o seu orçamento

Você precisa saber exatamente o quanto de dinheiro terá para produzir o seu evento, quanto antes você conseguir fechar o seu orçamento, menos você tende a gastar com “sustos no meio do caminho”.

Nesse custo você precisa pensar em todos os momentos, inclusive no custo para a produção do evento, câmeras, videos, onde você irá disponibilizar, se terá custo!
Quanto mais você pensar nesse ponto, mas real o seu orçamento será.

Além disso, não economize em alimentos ou bebidas e leve em consideração os participantes com restrições alimentares. Embora isso possa não parecer tão importante quanto outros aspectos do planejamento do seu evento, o público perdoa mais os erros quando não está com fome ou sede.

4 – Tema e formato

Sem o tema é impossível definir o formato!

Decida o tema com a área que demandou o evento ou se for uma ideia sua, estude o seu público para trazer um tema relevante para o dia a dia dos convidados!

Você pode realizar esse evento corporativo, pensando em palestras, jogos, mesas redondas, painéis com clientes, entre outras opções! Você também pode usar “trechos” no seu evento para disponibilizar após o evento em formato de vídeo, pílulas diárias e ajudar na divulgação para o sucesso desse evento.

Não se esqueça de oferecer aos participantes algo divertido, memorável e momentos que normalmente eles não fariam em seu dia a dia. Você pode até chamar um famoso, comediante, ou tentar algo novo, mas pense na exclusividade e na memória que esse participante terá após o evento.

Nesse ponto é o momento ideal para gastar descobrindo e criando o que diferenciará seu evento de outros semelhantes ou mesmo daqueles que você produziu anteriormente!

5 – Cronograma do evento

Sabemos que o evento não é realizado somente no dia marcado, tem muitas tarefas anteriores ou posteriores, e isso pode ser facilitado quando você cria uma lista de tarefas com verificação para cada etapa do evento.

Você pode acompanhar sua lista de tarefas, criando uma planilha simples e usando abas para cada categoria ou etapa desse evento, como por exemplo: local, palestrantes, agenda, agenda e viagens. Além disso, vale a pena envolver os responsáveis por cada tarefa e os prazos.

6 – Escolha o local ideal

Agora é a hora de encontrar o local ideal para que a seu evento corporativo seja incrível!
É muito tentador escolher um local apenas pelo fato de ser indicado ou pelo que você ouviu, porém, isso é um erro!

Construa o seu evento e, em seguida, encontre o local que se encaixa com todas as especificações que você precisa (não tente encaixar o local em seu evento, encontre o local que encaixe com o que você construiu).

Se houver necessidade de reduzir o orçamento, escolha pelo local em um horário menos procurado, como por exemplo numa manhã de segunda-feira.

7 – Pense e repense na logística do dia

Para ter um evento de sucesso, você terá que identificar, vetar e contratar todos os especialistas de eventos necessários. Isso pode incluir fornecedores, técnicos audiovisuais, impressores, decoradores, fotógrafos e pessoal de segurança, inclusive, somos especialistas em produção audiovisual para eventos corporativos. Claro, você também deve reservar palestrantes e apresentadores, incluindo figuras proeminentes, especialistas ou influenciadores, que podem comunicar melhor as ideias que você quer transmitir durante o evento.

Para garantir que tudo corra de acordo com o seu plano, determine uma agenda para o evento e certifique-se de que todos em sua equipe saibam quais aspectos do dia eles são responsáveis ​​por gerenciar.

É importante que você não sobrecarregue a agenda. É preciso haver margem de manobra no itinerário para lidar com imprevistos que possam surgir. Além disso, seus participantes precisam de tempo para processar o que estão aprendendo, recarregar e se conectar com outros participantes.

8 – Tecnologia ao seu favor

Hoje, existem inúmeras plataformas e aplicativos de software de gerenciamento de eventos (alguns dos quais oferecem um produto básico gratuito) que fazem de tudo, desde o check-in no local dos participantes até aumentar o apelo de workshops e apresentações com simulações e jogos de realidade virtual .

Pesquise se alguma tecnologia disponível pode facilitar ao sucesso do seu evento, não se esqueça de testar antecipadamente!

9 – Promova o seu evento

Pense em um plano de divulgação para esse evento, peça ajuda a especialistas da equipe de marketing para produzir materiais, enviar recados e fazer uma linha de ações até o dia do evento, mas sempre pense, que para o seu evento ser um sucesso, a divulgação é uma das chaves!

Para o sucesso do seu evento e da sua linha do tempo, encare seu evento corporativo como se estivesse fazendo um plano de marketing para um produto novo. Sabemos que os planos de marketing geralmente são feitos em uma escala mais geral/macro para ajudar a direcionar seus recursos para aumentar a conscientização, então aplique essa técnica ao seu planejamento e divulgação para que realmente esse dia fique marcado na cabeça nos participantes, antes, durante e após o evento!

10 – Avalie os resultados

Após o evento faça uma análise, se o seu evento correu sem problemas, parabéns! Você ainda não terminou, no entanto. Agora é a hora de encerrar as pontas soltas, como enviar pagamentos finais aos fornecedores, conciliar suas finanças e realizar um debrief pós-evento com sua equipe.

Mais importante ainda, você precisa realizar uma avaliação do evento com os participantes. Se você usou um aplicativo para realizar essa avaliação, agora é a hora de avaliar as respostas e avaliação geral desse evento.

Essas informações ajudarão você a determinar se o evento atingiu seus objetivos originais e qual impacto ele teve sobre os participantes. Você pode então compartilhar essas informações com todas as partes interessadas relevantes para que um acompanhamento adequado possa ser planejado. As lições que você aprender o ajudarão a refinar seu planejamento para o próximo evento.

Agora que você já sabe como ter sucesso no seu evento corporativo, como a Editacast pode ajudar nesse processo?
Há mais de 7 anos a EditaCast atua na produção audiovisual acessível para empresas e empreendedores de todos os portes, que buscam por resultados reais. Por esse motivo, podemos ajudar para que o seu evento corporativo tenha produção de alta tecnologia e com resultados reais.